La ToDoList de l’Agent immobilier bien organisé

Etat des lieux de votre organisation

Vous êtes en activité, expérimenté ou débutant. Le temps vous semble s’enfuir et vous trouvez que vous n’en n’avez pas suffisamment dans une journée de travail pour effectuer l’ensemble des taches que vous devez faire. Vous passez beaucoup de temps à l’agence. Trop de temps chez les clients. Vous avez peu de temps à consacrer à votre famille ou vos amis.

Votre petit garçon ou petite fille vous manque et il ou elle vous le fait comprendre. Vous lui dites que vous prendrai du temps quand ce dossier sera clos. Baliverne, vous savez qu’au fond de vous, ce ne sera jamais le cas.

Et si je vous dis que j’ai une solution. Elle vous permettra de vous dégager assez de temps pour voir vos proche et avoir même des loisirs ? Qu’en pensez-vous ?

Frustration

Le manque de temps est une situation qui vous met mal à l’aise et affecte profondément votre productivité. Vous avez l’impression que rien n’avance, alors que vous abattez un travail de Titan. Vous remarquez que certaines personnes sont ultra organisées et vous vous dites « pourquoi pas moi ».

Soyez conscient d’une chose. Les gens organisés l’ont appris. Ce n’est pas naturel d’être strict et ne pas déroger à cette règle. Cela fait parti de leur apprentissage. Qu’il fut à l’école, au collège, au lycée, à la FAC ou en formation, dites-vous bien que ces personnes l’on apprises quelque part. Ce n’est pas inné et c’est rassurant de savoir que cette compétence peut s’acquérir.

Mais c’est quoi une ToDoList (liste structurée)

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ToDoList

Vous cherchez un moyen structuré d’améliorer votre productivité…

Vous avez du mal à garder une trace de vos tâches quotidiennes.Une liste de choses à faire bien organisée pourrait être la solution parfaite pour vous. Cependant, avoir tout noté sur une grande liste peut parfois sembler écrasant. Surtout si vous n’en avez pas écrit un depuis un certain temps.

Qu’est-ce qu’une liste de choses à faire ?

Une liste de choses à faire est une liste de tâches que vous devez accomplir ou de choses que vous voulez faire. Typiquement, une liste de choses à faire se structure en fonction de la priorité. Les tâches les plus urgentes ou les plus importantes en haut de la liste, avec des tâches moins urgentes ou chronophages en bas.

Faire des listes peut vous aider à être plus organisé et productif. En voyant que vous progressez dans vos tâches, vous vous sentirez motivé pour atteindre vos objectifs.

Comment faire une liste de choses à faire au travail

Tout d’abord, choisissez un médium qui vous convient. Vous pouvez préférer écrire des choses à l’aide d’un stylo et de papier, ou de les écrire en ligne (en utilisant des notes ou Google Docs). Si vous travaillez dans la gestion de projet, l’utilisation d’un outil ou d’une application en ligne, tel que Trellosignifie que vous pouvez mettre à jour vos listes de choses à faire où que vous soyez.

Ensuite, faites une liste maîtresse qui contient tout ce que vous devez faire et marquez toutes les tâches qui sont prioritaires. Ecrivez ensuite une note de la date limite de chaque tâche. Notez également les tâches (le cas échéant) que vous pouvez déléguer à d’autres. Répertoriez, pour finir, toutes les tâches qui peuvent être effectuées ultérieurement. Cela vous donnera une bonne structure de base à partir de laquelle travailler.

Que faire sur une liste de choses à faire

Idéalement, votre liste de choses à faire ne devrait contenir que des tâches liées au travail. Si nécessaire, créez une liste personnelle distincte à faire. Mais séparer les deux aidera à garder les choses claires et concises.

Les tâches spécifiques que vous mettez sur votre liste de tâches dépendront bien sûr du travail que vous faites. Cela pourrait inclure des choses telles que :

  • Réponse aux e-mails des membres de l’équipe
  • Planification des réunions pour la semaine prochaine
  • Appel de fournisseurs ou de partenaires commerciaux
  • Examen des projets

Comment structurer une liste de choses à faire

Il existe plusieurs façons de structurer une liste de choses à faire, y compris la liste des tâches par jour ou par semaine, en se concentrant d’abord sur les tâches les plus urgentes ou les plus importantes, ou en regroupant les tâches par thème.

Faire une liste de tâches qui doivent être effectuées ce jour-là ou cette semaine est le moyen le plus courant de structurer une liste de tâches pour le travail. L’avantage de ce système est que vous pouvez structurer votre liste autour de votre horaire de travail. Par exemple, si vous savez que les lundis matins sont occupés par des réunions, vous pouvez avoir une ou deux tâches urgentes répertoriées pour l’après-midi.

Une liste de choses à faire contenant des tâches prioritaires est utile si vous avez du mal à vous concentrer sur des tâches que vous savez importantes, mais qui peuvent prendre beaucoup de votre temps. En vous concentrant d’abord sur ces tâches, vous aurez plus d’énergie pour les accomplir – et vous assurer que vous serez en mesure de livrer les projets les plus importants à temps.

Un thème basé sur une liste de choses à faire est l’endroit où vous donnez chaque jour un thème et construisez votre liste de choses à faire autour de ces thèmes. Par exemple, le lundi pourrait être consacré au rattrapage des e-mails et à la réponse aux demandes de réunions, tandis que le vendredi pourrait être consacré aux tâches administratives.

Conseils pour rédiger une liste de choses à faire au travail

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Écrire une ToDoList

Pour vous assurer que votre liste de choses à faire est plus inspirante que écrasante, voici cinq conseils pour rédiger une liste de choses à faire auxquelles vous pouvez vous en tenir :

1. Ne vous étirez pas trop

Votre confrontation à une longue liste de choses à faire chaque jour n’inspire pas la productivité, alors limitez votre liste à un maximum de trois ou quatre tâches, deux d’entre elles étant des tâches prioritaires que vous vous concentrez sur la réalisation en premier. Si vous constatez que vous avez tout coché de votre liste à l’avance, vous pouvez également choisir d’effectuer des tâches plus petites ou moins urgentes.

2. Tâches limitées dans le temps

Il peut facilement arriver qu’une tâche qui, selon vous, prendra 30 minutes puisse en fait prendre deux heures. Pour vous empêcher de passer trop de temps sur une tâche et de gâcher le reste de votre emploi du temps, assignez à chaque tâche une limite de temps. Par exemple, si vous savez en effectuant une tâche similaire qu’il faut une heure pour accomplir, réservez une heure et demie pour cela – les 30 minutes supplémentaires peuvent alors servir de tampon si vous rencontrez des difficultés.

3. Divisez les grandes tâches en plus petites

Votre confrontation à une grande tâche peut être écrasant, et il se peut que vous ne sachiez pas par où commencer. En examinant ce qui est impliqué dans la tâche à un niveau micro, vous pourriez être en mesure de la décomposer en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Vous pouvez même identifier que certaines tâches seront mieux adaptées à certains collègues, en fonction de leurs compétences. Savoir déléguer.

4. Révisez régulièrement votre liste

Révisez régulièrement votre liste de choses à faire pour vous assurer qu’elle est pertinente et à jour. Les priorités peuvent avoir changé par rapport au moment où vous avez initialement fait la liste. Ou, au moment de terminer une tâche, vous avez peut-être oublié de la marquer. La révision de votre liste de choses à faire vous donne également la possibilité de réaborder les délais.

5. Créer une liste de choses à faire

Certaines personnes trouvent satisfaisant de cocher des tâches sur leurs listes de choses à faire, mais une liste de choses à faire peut être plus inspirante. Une liste de tâches effectuées détaille toutes les tâches que vous avez effectuées à partir de vos listes de tâches actuelles.

Vous pouvez avoir l’impression de doubler votre travail en déplaçant les tâches terminées d’une liste à une autre, mais cela peut vous donner un véritable coup de pouce motivant de regarder cette liste à la fin de la semaine et de voir à quel point vous avez été productif.

Je vous offre ma ToDoList

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Je vous ai parlé de solutions données par des applications en ligne un peu plus haut. Mais j’insiste sur le fait que de marquer vos actions à faire de manière manuscrite sur une feuille permettra à votre cerveau de séparer les tâches importantes de celles qui sont superflues.

C’est la raison pour laquelle, je vous donne ce document en téléchargement ci-dessous. Sans contre-partie et avec plaisir car cela peut sauver ou améliorer votre carrière. Je n’ai même pas mis mon nom ou un lien vers mon blog dans ce document. C’est totalement gratuit.

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Bruno de Myziggi.